1. Die richtige Messeauswahl und Zielsetzung
Warum ist die Auswahl der passenden Messe so entscheidend?
In Deutschland sind Messen ein zentraler Bestandteil des Geschäftslebens. Sie bieten Unternehmen die einzigartige Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen, bestehende Beziehungen zu pflegen und aktuelle Markttrends hautnah zu erleben. Doch nicht jede Messe ist für jedes Unternehmen geeignet. Die sorgfältige Auswahl der richtigen Veranstaltung bildet das Fundament für Ihren Erfolg.
Wie identifizieren Sie relevante Messen für Ihr Unternehmen?
Zunächst sollten Sie recherchieren, welche Messen in Ihrer Branche am wichtigsten sind. Hierbei helfen Ihnen Fachverbände, Branchenmagazine und offizielle Messeportale wie AUMA (Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft). Überlegen Sie, ob Sie auf einer internationalen Leitmesse oder auf einer regionalen Spezialmesse besser aufgehoben sind. Prüfen Sie auch, welche Zielgruppen dort vertreten sind.
Beispiel: Vergleich verschiedener Messetypen
| Messetyp | Zielgruppe | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|
| Internationale Leitmesse | Große Unternehmen, internationale Entscheider | Weltweite Reichweite, hohe Medienpräsenz | Hohe Kosten, großer Wettbewerbsdruck |
| Regionale Fachmesse | Kleine und mittlere Unternehmen, lokale Kunden | Niedrigere Kosten, gezielte Ansprache | Eingeschränkte Reichweite, weniger Innovationen |
| Spezialmesse/Nischenmesse | Spezialisierte Fachbesucher mit konkretem Interesse | Hohe Zielgruppenpassung, wenig Streuverlust | Kleinere Besucherzahl, begrenztes Netzwerkpotenzial |
Zielgruppen definieren – Wen möchten Sie ansprechen?
Die deutsche Geschäftskultur legt großen Wert auf Präzision und Effizienz. Definieren Sie daher im Vorfeld genau, welche Kundengruppen für Ihr Angebot relevant sind. Erstellen Sie sogenannte „Buyer Personas“ – typische Profile Ihrer Wunschkunden – und überlegen Sie, wie diese auf der Messe angesprochen werden können.
Fragen zur Zielgruppendefinition:
- Welche Branchen oder Firmen passen zu Ihrem Angebot?
- Wer sind die Entscheider? (z.B. Geschäftsführer, Einkäufer)
- Suchen Sie Neukunden oder möchten Sie bestehende Kundenbeziehungen vertiefen?
- Legen Sie Wert auf nationale oder internationale Kontakte?
Messeziele klar festlegen – Was möchten Sie erreichen?
Setzen Sie sich klare Ziele für Ihre Messeteilnahme. Diese sollten messbar und realistisch sein – zum Beispiel: Wie viele neue Kontakte wollen Sie knüpfen? Möchten Sie konkrete Angebote schreiben oder direkt Verkäufe abschließen? Oder geht es Ihnen vor allem um Markenbekanntheit und Imagepflege? Notieren Sie Ihre Ziele schriftlich – so behalten Sie den Fokus während der gesamten Vorbereitung und Durchführung.
2. Effiziente Messevorbereitung und Teambriefing
Tipps zur Organisation Ihres Messeauftritts
Eine erfolgreiche Messeteilnahme beginnt lange vor dem eigentlichen Event. Die richtige Planung ist das A und O, um neue Kunden in Deutschland gezielt anzusprechen. Überlegen Sie sich zunächst, welche Ziele Sie erreichen möchten: Geht es Ihnen um die Steigerung der Markenbekanntheit, die Gewinnung neuer Kontakte oder den Abschluss von Geschäften? Anschließend wählen Sie einen Standplatz, der zu Ihren Zielen passt. Denken Sie dabei auch an logistische Details wie Stromanschlüsse oder Lagermöglichkeiten.
Checkliste für Ihre Messeorganisation
| Aufgabe | Empfohlener Zeitpunkt |
|---|---|
| Messeziele festlegen | 6 Monate vorher |
| Stand buchen und gestalten | 5 Monate vorher |
| Materialien erstellen (Broschüren, Give-aways) | 3 Monate vorher |
| Team zusammenstellen und schulen | 2 Monate vorher |
| Termine mit potenziellen Kunden vereinbaren | 1 Monat vorher |
| Transport und Logistik organisieren | 2 Wochen vorher |
| Kurz-Check aller Unterlagen und Technik | 1 Woche vorher |
Training des Teams im Umgang mit deutschen Messebesuchern
In Deutschland legen Messebesucher großen Wert auf Professionalität, Pünktlichkeit und klare Kommunikation. Ihr Team sollte daher nicht nur über Produkte informiert sein, sondern auch wissen, wie man höflich und kompetent auf Fragen eingeht. Ein kurzes Rollenspiel-Training hilft, typische Gesprächssituationen durchzuspielen – von der freundlichen Begrüßung bis zum Abschluss eines Kontakts.
Wichtige Verhaltensregeln für Ihr Messeteam
- Pünktlichkeit: Seien Sie immer rechtzeitig am Stand.
- Ansprechbarkeit: Sprechen Sie Besucher aktiv an, aber bleiben Sie respektvoll.
- Klarheit: Kommunizieren Sie Fakten verständlich und direkt.
- Danksagung: Bedanken Sie sich für jedes Gespräch – auch wenn kein unmittelbarer Geschäftsabschluss erfolgt.
- Kulturelle Sensibilität: Vermeiden Sie zu lockere Umgangsformen; ein gewisses Maß an Höflichkeit wird in Deutschland geschätzt.
Erstellung ansprechender Materialien
Ansprechende Broschüren, Visitenkarten und kleine Give-aways sind auf deutschen Messen unerlässlich. Achten Sie darauf, dass alle Materialien fehlerfrei auf Deutsch verfasst sind – das wirkt professionell und zeigt Respekt gegenüber Ihren Gesprächspartnern. Nutzen Sie klare Bilder und kurze Texte, die Ihr Angebot schnell verständlich machen. Digitale Präsentationsmedien wie Tablets oder interaktive Displays können zusätzlich das Interesse der Besucher wecken.
Tipp:
Bieten Sie Informationen sowohl in gedruckter als auch in digitaler Form an – viele deutsche Unternehmen bevorzugen mittlerweile digitale Lösungen zum Mitnehmen.
3. Kundengewinnung am Messestand: Kommunikation, Networking und Präsentation
Der erste Eindruck zählt: Authentische Begrüßung am Messestand
In Deutschland ist ein höflicher, professioneller und zugleich authentischer erster Kontakt besonders wichtig. Achten Sie darauf, potenzielle Kunden freundlich zu begrüßen – ein kurzes „Guten Tag, wie kann ich Ihnen helfen?“ wirkt offen und respektvoll. Verzichten Sie auf zu offensives Ansprechen oder aggressive Verkaufsmethoden, da dies in der deutschen Geschäftskultur als unangemessen gilt.
Checkliste: Die wichtigsten Regeln für den Erstkontakt
| Do | Dont |
|---|---|
| Lächeln und Augenkontakt | Kunden ignorieren oder übersehen |
| Kurze, klare Vorstellung des Unternehmens | Zu viele Details beim ersten Gespräch |
| Persönliche Visitenkarte anbieten | Visitenkarten ungefragt verteilen |
| Zuhören und gezielt nach Bedürfnissen fragen | Nicht auf Fragen eingehen oder unterbrechen |
Netzwerken mit Respekt: Deutsche Gepflogenheiten im Small Talk
Small Talk auf Messen in Deutschland bleibt meist sachlich. Themen wie das Messegeschehen, Innovationen oder branchenspezifische Neuigkeiten bieten einen guten Einstieg. Politische oder sehr persönliche Gesprächsthemen sollten vermieden werden. Nehmen Sie sich Zeit für Ihr Gegenüber und zeigen Sie echtes Interesse an deren Anliegen – das schafft Vertrauen.
Empfohlene Small-Talk-Themen am Stand:
- Neue Trends und Produkte in der Branche
- Erfahrungen mit bisherigen Messebesuchen
- Kurze Vorstellungen des eigenen Unternehmens und der Besucherfirma
- Aktuelle Herausforderungen im Marktumfeld
Präsentation Ihrer Produkte: Klarheit und Transparenz überzeugen deutsche Kunden
Bei der Präsentation Ihrer Produkte oder Dienstleistungen legen deutsche Besucher großen Wert auf Fakten, Qualität und Zuverlässigkeit. Bereiten Sie anschauliche Materialien vor, erklären Sie technische Details verständlich und gehen Sie auf konkrete Anwendungsbeispiele ein. Bleiben Sie ehrlich bezüglich Lieferzeiten, Preisen und Möglichkeiten – leere Versprechungen werden schnell durchschaut.
Tipps für eine überzeugende Produktpräsentation:
- Demonstrationen direkt am Stand anbieten (z.B. Live-Test, Musterprodukte)
- Detaillierte Broschüren mitgeben (deutschsprachig bevorzugt)
- Kurz und klar die Vorteile hervorheben (z.B. Energieersparnis, Langlebigkeit)
- Ansprechpartner für technische Rückfragen bereithalten
- Kundenerfahrungen oder Referenzen nennen (wenn vorhanden)
Verbindlichkeit schaffen: Nachfass-Strategien schon am Stand initiieren
Machen Sie bereits während des Gesprächs am Stand konkrete Angebote für weitere Schritte – etwa einen Termin für ein Folgegespräch oder das Versenden zusätzlicher Informationen per E-Mail. Halten Sie Zusagen ein und notieren Sie sich die wichtigsten Gesprächsinhalte direkt nach dem Austausch. So zeigen Sie Verlässlichkeit, was in der deutschen Geschäftskultur besonders geschätzt wird.
4. Digitale Tools und Lead-Management für den Messeerfolg
Warum digitale Hilfsmittel auf Messen unverzichtbar sind
Der persönliche Kontakt bleibt auf deutschen Messen das A und O. Doch mit modernen digitalen Tools können Sie die Effizienz Ihrer Messeauftritte deutlich steigern. Sie helfen Ihnen nicht nur dabei, Kontakte schnell und sicher zu erfassen, sondern ermöglichen auch eine strukturierte Nachbearbeitung – ganz im Sinne des deutschen Datenschutzes.
Digitale Tools für die Kontakterfassung im Überblick
| Tool-Art | Vorteile | Einsatzbeispiel |
|---|---|---|
| Lead-Apps (z.B. Scan2Lead, SnapAddy) | Schnelles Scannen von Visitenkarten oder Badges, automatische Datenübernahme | Mitarbeitende scannen am Stand Visitenkarten und speichern Notizen direkt beim Kontakt |
| CRM-Systeme mit Messeintegration | Zentrale Verwaltung aller Leads, direkte Zuordnung zu Kampagnen | Daten fließen direkt in Ihr CRM und stehen sofort fürs Follow-up bereit |
| Digitale Fragebögen & Tablets | Kundenspezifische Abfragen möglich, weniger Papierkram | Kunden beantworten kurze Fragen direkt am Tablet, Daten landen digital bei Ihrem Team |
Datenschutzkonforme Lead-Erfassung – so geht’s richtig!
In Deutschland wird Datenschutz großgeschrieben. Achten Sie darauf, dass Ihre digitalen Tools DSGVO-konform sind. Das bedeutet: Erheben Sie nur notwendige Daten, informieren Sie Ihre Gesprächspartner transparent über die Nutzung ihrer Daten und holen Sie Einwilligungen ein – am besten digital über eine Checkbox im Tool.
Wichtige Tipps für den sicheren Umgang mit Kontaktdaten:
- Verwenden Sie nur Software mit klaren Datenschutzrichtlinien und Serverstandort in der EU.
- Legen Sie fest, wer Zugriff auf die erfassten Daten erhält.
- Löschen Sie nicht mehr benötigte Daten regelmäßig.
- Bieten Sie Ihren Kontakten jederzeit die Möglichkeit zum Widerruf der Datennutzung an.
Bewertung und Priorisierung der Leads leicht gemacht
Nicht jeder Kontakt ist gleich wichtig. Moderne Tools bieten die Möglichkeit, Kontakte direkt vor Ort zu bewerten – etwa nach Gesprächsqualität, Interesse oder Potenzial. So kann Ihr Vertriebsteam nach der Messe gezielt mit den wertvollsten Leads starten.
Praxis-Tipp:
- Legen Sie vorab einfache Bewertungskriterien fest (z.B. A = sehr interessiert, B = interessiert, C = wenig Interesse).
- Nutzen Sie farbliche Markierungen oder Notizfelder in Ihrer App für schnelle Einschätzungen.
- Sichern Sie sich damit einen Vorsprung bei der zeitnahen Nachbereitung.
Mit einer durchdachten Kombination aus persönlichem Austausch und smarten digitalen Helfern machen Sie Ihre Messekontakte messbar erfolgreicher – natürlich immer datenschutzkonform und passend zur deutschen Geschäftskultur.
5. Nachbereitung: Kontaktpflege und nachhaltige Kundenbindung
Warum die Nachbereitung so wichtig ist
Die Messe ist vorbei, doch jetzt beginnt ein entscheidender Schritt: Die Pflege der neu geknüpften Kontakte. Gerade in Deutschland legt man großen Wert auf Zuverlässigkeit und langfristige Beziehungen. Ein professionelles Follow-up zeigt Ihren potenziellen Kunden, dass Sie nicht nur an einem schnellen Abschluss interessiert sind, sondern wirkliches Interesse an einer Zusammenarbeit haben.
Empfehlungen für ein effektives Follow-up
| Schritt | Empfohlene Maßnahme | Tipp für den deutschen Markt |
|---|---|---|
| Schnelle Rückmeldung | Innerhalb von 48 Stunden eine persönliche Nachricht senden | Beziehen Sie sich konkret auf das Gespräch am Messestand |
| Individuelle Ansprache | Angebot, Produktinfos oder Lösungsvorschläge passend zum Gespräch senden | Verwenden Sie die formelle Anrede („Sie“) und gehen Sie auf individuelle Bedürfnisse ein |
| Transparente Kommunikation | Klar über nächste Schritte informieren (z.B. Angebot, Terminvereinbarung) | Seien Sie verbindlich und pünktlich – Pünktlichkeit wird sehr geschätzt |
| Regelmäßiger Kontakt | In regelmäßigen Abständen Informationen schicken (Newsletter, Updates) | Achten Sie darauf, nicht zu häufig zu schreiben; Qualität vor Quantität! |
Langfristigen Beziehungsaufbau gestalten
Deutsche Geschäftspartner schätzen Vertrauen und Beständigkeit. Bieten Sie Mehrwert, indem Sie aktuelle Branchennews teilen oder persönlich zu Events einladen. Halten Sie Versprechen ein und zeigen Sie Interesse an den Herausforderungen Ihrer Kontakte. Mit Ehrlichkeit und kontinuierlicher Betreuung legen Sie das Fundament für nachhaltigen Erfolg.
Praxistipps für die Kontaktpflege:
- Datenbank pflegen: Notieren Sie Gesprächsinhalte und Interessen direkt nach der Messe.
- Pünktlichkeit: Vereinbarte Termine immer zuverlässig einhalten.
- Kulturelle Besonderheiten beachten: In E-Mails höflich bleiben, keine zu lockere Sprache verwenden.
- Feedback einholen: Fragen Sie aktiv nach Zufriedenheit oder weiteren Wünschen.
Fazit zur Nachbereitung auf deutschen Messen:
Kontaktpflege ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein Prozess. Wer authentisch kommuniziert und sich um seine Interessenten kümmert, wird in Deutschland als vertrauenswürdiger Geschäftspartner wahrgenommen – und gewinnt so nachhaltig neue Kunden.
